„Lockdown“ des analogen Lebens bedeutet „Blow Up“ in der digitalen Welt

Hugo-Martin Höbel ist als Systemarchitekt der Abteilung Zentralen IT-Services, kurz ZIT, primär für Microsoft Exchange und Microsoft Cloud-Dienste wie Office 365 verantwortlich. Als die Coronakrise ausbrach, war klar: Die gesamte IT-Abteilung wird in dieser Zeit auf eine harte Probe gestellt. Es kam zu massiven Auslastungen der Services beziehungsweise des Internets. Das Team der ZIT hat es dennoch geschafft, in nur drei Tagen ein Konzept umzusetzen, sodass die gesamte FH JOANNEUM im virtuellen Modus agieren konnte. Welche Schritte dafür notwendig waren und welche Vor- und Nachteile eine solche Digitalisierung des gesamten FH-Systems mit sich bringt, erklärt der IT-Experte im Interview.

Als Teil der ZIT lastet gerade in dieser Coronakrise ein besonders hoher Druck auf Ihnen. Wie sind Sie diese neue Herausforderung im Team angegangen?

Hugo-Martin Höbel: Mir wurde schnell klar, dass ein „Lockdown des analogen Lebens“ einen „Blow Up“ in der digitalen Welt bedeutet und ich habe mir immer wieder gedacht: In Panik zu verfallen, bringt jetzt gar nichts, wir müssen immer das große Ganze im Auge behalten. In der Tat war der Druck anfangs sehr hoch. Aber ich habe das Glück, in einem sehr professionellen Team mit sehr netten Kolleginnen und Kollegen zusammenzuarbeiten. Weiteres haben wir im Hintergrund schon einige Dinge betreffend Cloudservices vorbereitet beziehungsweise Erfahrungen damit gesammelt.

Welche Schritte waren dafür nötig, dass die gesamte FH JOANNEUM im virtuellen Modus agieren kann und Studierende und Lehrende auf Online-Lehre umsteigen können?

Unsere Aufgabe war es, rasch eine Plattform beziehungsweise ein einfaches Werkzeug für die Datenspeicherung, den einfachen Datenaustausch, Zusammenarbeit und Kommunikation zur Verfügung zu stellen. Dieses Tool soll dazu noch auf allen möglichen Endgeräten, auch Tablets und Smartphones zuverlässig nutzbar sein.

Nach der Entscheidung für Microsoft Teams, waren die Schwierigkeiten zum einen organisatorisch bedingt: Welche Teams sind für welchen Zweck passend? Wie können wir diese automatisiert zur Verfügung stellen und dabei einen Wildwuchs vermeiden? In welchen Systemen finden wir die passenden Quelldaten?
Wir hatten ein Konzept in der Schublade, welches wir aber nicht eins zu eins übernehmen konnten. Die Herausforderung: Der Projektzeitraum bis zur Umsetzung wurde für circa ein Jahr geplant. Nun galt es, die ersten Umsetzungsschritte in drei Tagen zu bewerkstelligen.

Welche anfänglichen Schwierigkeiten und technischen Herausforderungen gab es?

Nach der Ausrollung von MS Teams kam es zu massiver Auslastung der Services beziehungsweise des gesamten Internets. Die Cloud Provider mussten Features teilweise deaktivieren, um diesen Ansturm durch Schulen, Unis oder Firmen, die auf Homeoffice umstellten, zu verkraften. Es dauerte oft Tage, bis Änderungen in diversen Systemen abgeschlossen waren. Auch darf man in der Hitze des Gefechtes folgendes nicht vernachlässigen: Solche Situationen werden von Angreiferinnen und Angreifern auf IT-Systeme gerne ausgenützt.

Welche Vor- und Nachteile bringt eine solche Digitalisierung des gesamten FH-Systems mit sich?

Für die Userinnen und User ergeben sich eigentlich nur Vorteile. Man hat seine Daten immer und auf jedem Ort der Welt zur Verfügung und kann mit nahezu jedem Endgerät gut miteinander arbeiten und kommunizieren. Als IT-Abteilung bekommt man allerdings eine riesige, sich ständig ändernde und sehr komplexe Infrastruktur dazu, die es zu verwalten, aber auch sicherheitstechnisch immer wieder zu betrachten gilt.

Im Vergleich zu anderen Hochschulen hat die FH JOANNEUM relativ zeitnah auf Online-Lehre umgestellt. Warum glauben Sie, dass diese Umstellung auf digital beziehungsweise virtuell gerade an Fachhochschulen besonders gut funktioniert hat?

Es gab ja schon Projekte in Bezug auf Clouddienste, speziell im Bereich Office 365 und Skype for Business. Ich habe die Migration der Studierenden nach Office 365 im Jahr 2013 technisch begleitet und durfte bis heute wertvolle Erfahrungen in diesem Bereich sammeln. Für die Studierenden waren viele Technologien bereits freigeschalten und sie sind damit auch durchaus vertraut. Für Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Lehrende galt das nur zum Teil, was sich jetzt schlagartig geändert hat.

Welches Feedback haben Sie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Studierenden und Lehrenden erhalten?

Das Feedback auf unsere Arbeit war überwältigend positiv. Nur durch das große Interesse an der neuen Technologie und die kooperative Zusammenarbeit aller Beteiligten können wir jetzt von dieser Erfolgsgeschichte sprechen. Die absolute Mehrheit der Personen an der FH JOANNEUM war überaus verständnisvoll, trotz der herausfordernden Zeit für alle. Wir haben sehr viel hilfreiches Feedback und Erfahrungsberichte erhalten. Danke dafür. Besonders erfreulich waren die vielen netten Worte und das Lob unserer Arbeit in den durchaus herausfordernden vergangenen Wochen.

Welche Chancen, Erfahrungen und neue Möglichkeiten sind für Sie als IT-Experte durch diese Krise und die Digitalisierung für die Zukunft entstanden?

Es sind wertvolle Erfahrungen, da der Trend in der Informationstechnologie eindeutig in Richtung Cloudservices geht. Ich habe in dieser kurzen Zeit sehr viele neue Möglichkeiten kennengelernt. Allgemein kann man sagen, dass die meisten Arbeiten remote von zu Hause aus schaffbar sind – man erspart sich damit Reisezeiten und schont die Umwelt. Aber ein bisschen freue ich mich auch wieder auf mein Büro.