Unterstützung bieten

Was es bedeutet, bei uns zu arbeiten, erklären Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktuell in einer kleinen Reihe hier am Blog. Heute beschreibt eine Mitarbeiterin aus Graz ihre Tätigkeit.

Mein Name ist Birgit Plantosar. Ich bin seit 1. Juli 1998 Mitarbeiterin im Bereich der „Management Services“ – wie Verwaltungsabteilungen der FH JOANNEUM heißen. Seit 2003 bin ich in der Abteilung „Finanzen, Controlling und Rechnungswesen“ in erster Linie für die Abwicklung von Projektanträgen zuständig.

Diese Tätigkeit umfasst die Koordinierung der Freigabe von Projektanträgen. Dabei werden Projekte aus kaufmännischer und rechtlicher Sicht geprüft. Die rechtliche Prüfung erfolgt in Zusammenarbeit mit der Abteilung „Personal und Recht“. Die vielfältigen rechtlichen Aspekte haben mein Interesse geweckt und ich habe im Oktober 2015 berufsbegleitend das Studium der Rechtswissenschaften in Linz abgeschlossen.

Die Abwicklung der Projektanträge erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den Sekretariaten und den ProjektleiterInnen. Details für die technische Erfassung der Angebote bis hin zur Fakturierung – also der Rechnungsstellung – werden gemeinsam abgeklärt und im SAP, einer Software, dargestellt. Weiters zählt die Überprüfung der Beträge, die Einreichung der Abrechnungen sowie die Meldung der Projekte unter anderem zu meinen Aufgabengebieten.

Mein Arbeitsalltag ist sehr vielfältig und abwechslungsreich, was mir persönlich sehr wichtig ist. Die breite Palette an Projekten, angefangen bei den eigenfinanzierten Projekten der FH JOANNEUM über Auftragsprojekte bis hin zu den nationalen und internationalen Förderprojekten ist immer wieder spannend. Ich werde täglich mit Fragen konfrontiert, wie zum Beispiel um welche Art des Projektes es sich handelt oder welche Stundensätze für die Erstellung der Kalkulation anzuwenden sind. Der Servicegedanke ist mir wichtig und ProjektleiterInnen sowie Sekretariate nehmen die Unterstützung gerne an.

Zusätzlich habe ich im Rahmen des Projektes „Kopfnuss“ unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements seit 2013 die Funktion einer Gesundheitsmultiplikatorin inne. Ich stehe als Ansprechperson für MitarbeiterInnen in Gesundheitsfragen, sei es bei Burn-out-Prävention, Ernährung oder sportlichen Aktivitäten zur Verfügung. Diese Seminare und Weiterbildungen betrachte ich für mich auch als persönliche Bereicherung.

Die FH JOANNEUM ist für mich ein attraktiver Arbeitgeber, weil es mir sehr gut ermöglicht wird, Beruf und Familie zu vereinen. Die Weiterbildung der MitarbeiterInnen, die Inanspruchnahme einer Bildungskarenz und das Abstimmen der Dienstzeiten auf die persönlichen Bedürfnisse sind in der heutigen Arbeitswelt keineswegs selbstverständlich.

Aus meiner Sicht ist es besonders relevant, die „Management Services“ gegenüber der Lehre und Forschung nicht als weniger wichtig zu betrachten, da diese durch die kontinuierliche, hochwertige Verwaltungsarbeit im Hintergrund profitieren. Anreizsysteme für MitarbeiterInnen im Bereich der Verwaltung zu schaffen, ist daher aus meiner Sicht wünschenswert.